Strategische personeelsplanning staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Toch beperkt de uitvoering zich in de praktijk vaak tot operationele planning en analytische exercities. Dat het ook anders kan bewijst de praktijkcase van Gemeente Twenterand. Daar wordt strategische personeelsplanning ingezet als middel om écht in dialoog te gaan met medewerkers en samen met hen te werken aan talentontwikkeling, de droom van de organisatie en persoonlijke ambities.

“Strategische personeelsplanning is van ons allemaal”, aldus Odette Haandrikman. Odette is samen met Dick Reijndorp, senior adviseur personeel en organisatie, verantwoordelijk voor het proces van strategische personeelsplanning binnen gemeente Twenterand. Simone Hammink, personeelsconsulent, is met 2 collega consulenten verantwoordelijk voor de uitvoering van strategische personeelsplanning (SPP). Die uitvoering gaat nu eens niet over kengetallen, analyses en planning. Het gaat bij Twenterand over de mensen, die maken het verschil. En dat is direct te merken aan de bevlogen wijze waarop Odette en Simone ons vertellen hoe zij het SPP proces hebben doorlopen.

Verkenning en focus

In 2014 is de gemeente met een verkenning gestart onder een dwarsdoorsnede van mensen in de organisatie. De verkenning stond in het teken van helder krijgen wat de organisatie verstaat onder SPP en waar men de focus op wilde leggen. De uitkomsten van de verkenning zijn voorgelegd aan de ondernemingsraad, het management en de gemeentesecretaris. Odette: “We wilden de mensen zelf input laten geven. SPP is namelijk van ons allemaal”. Dat uitgangspunt is terug te zien in alle handelingen en uitingen in het SPP proces. Hier gaat het proces verder dan het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plek. Het gaat in de kern over oprechte aandacht, luisteren naar elkaar, de kracht van mensen naar boven halen en het in beweging komen. Simone: “onze kracht is het gezamenlijke. Vaak is SPP iets van de leiding. Daar hebben wij bewust niet voor gekozen. We proberen iedereen erbij te betrekken”.

Verbinden van mensen

De gedeelde overtuiging dat oprechte aandacht en intrinsieke motivatie het verschil maken bij het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plek, heeft geleid tot een bezoek aan Gemeente Twenterand. Odette reageerde op het artikel ‘strategische personeelsplanning: vanuit passie naar wendbaarheid’ met de opmerking dat zij dit bij Twenterand al doen. We waren gelijk nieuwsgierig naar hun aanpak. Vooral omdat we vanuit The Dantefactor Company passie en oprechte dialoog als twee belangrijke ingrediënten beschouwen om mensen te verbinden aan de organisatiedroom. Gemeente Twenterand zet strategische personeelsplanning in als middel om deze verbinding te bekrachtigen. We zien zelden dat bedrijven SPP met deze intentie inzetten. Vaker ligt de focus op planning en control met als gevolg dat het proces in werkelijkheid uitloopt op operationele personeelsplanning. Bij Gemeente Twenterand gebruiken ze strategische personeelsplanning als middel om mens en organisatie van binnenuit met elkaar te verbinden.

Betrokkenheid en communicatie

Het SPP proces bij Twenterand kenmerkt zich door zorgvuldigheid en samenwerking. Het commitment van de gemeentesecretaris speelt daarbij een belangrijke rol. Hij zag de noodzaak en het belang in van SPP en heeft dat expliciet gedeeld met de mensen in de organisatie. Hij verwoordde het als volgt: “zie het als een cadeautje dat je uit mag pakken”. Hoewel niet geheel vrijblijvend. “Je kunt nooit iedereen meekrijgen. Er zal altijd een groep mensen zijn die er minder positief in zitten”. Twenterand vindt het dan ook belangrijk om veel aandacht te geven aan communicatie: “we hebben zowel online als offline gecommuniceerd over SPP. En we hebben op verschillende plekken in het gebouw ontmoetingspunten ingericht waar mensen informatie konden halen over het proces. Die plekken moesten vooral uitnodigend zijn om te willen deelnemen”.

Invloed geven

De focus die Twenterand legt op betrokkenheid en dialoog is onderscheidend aan SPP processen bij veel andere organisaties. Twenterand wendt SPP aan als middel om in gesprek te gaan met de medewerkers en ze te betrekken in de aanloop naar de vlootschouw. Het is een bottom-up proces waarbij iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om mee te denken en mee te werken aan het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plek. “Je hebt dus echt invloed op je eigen ontwikkeling en dat vergroot de betrokkenheid bij elkaar”.

In dialoog aan tafel

Betrokkenheid is een terugkerend thema bij Twenterand. “Leidinggevenden moeten de vloer op en nieuwsgierig zijn naar wat mensen beweegt. Oprechte interesse tonen, niet alleen tijdens de geplande momenten”, aldus Simone. Dat vraagt een andere mindset van leidinggevenden. Twenterand is het voortraject gestart met tafelsessies waarin groepen medewerkers onder begeleiding met elkaar in gesprek zijn gegaan over dromen, ambities en talenten.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

De tafelsessies werden gevoerd aan de hand van een koerskaart. Deze koerskaart is in co-creatie ontwikkeld door mensen uit een klankbordgroep in samenwerking met het bureau ‘De Koers’, dat eigenaar is van het concept van de KoersKaart. De eerste tafelsessies werden gevoerd met de MT-leden zodat zij zelf de kracht van het goede gesprek konden ervaren. Voorafgaand aan de tafelsessies hebben alle leidinggevenden, procesbegeleiders SPP en personeelsconsulenten een training gesprekstechniek gevolgd. Deze training was gestoeld op positieve psychologie en het leren van feedback geven. De training heeft o.a. geholpen om de tafelsessies en de vervolggesprekken met medewerkers effectief te kunnen begeleiden.

Vormgeving van gesprekken

“Heel belangrijk tijdens de begeleiding is het stellen van de juiste vragen. Maar ook, stel eerst een vraag voordat je een oordeel velt”. Twenterand heeft veel aandacht geschonken aan het bewustwordingsproces alvorens te starten met het voeren van de oprechte dialoog. Leidinggevenden zijn met elkaar gaan reflecteren op het proces en hebben ook zelf tafelsessies ondergaan. “Zij maken net zo goed onderdeel uit van het proces en zullen dus ook naar zichzelf moeten kijken”. Dat inzicht is een belangrijk fundament voor de effectieve dialoog. Maar ook de mate van invloed op de vormgeving van de gesprekken. Niet alleen leidinggevenden, maar ook medewerkers, zijn in de gelegenheid gesteld om mee te denken over een format voor het juiste gesprek. Die samenwerking draagt bij aan commitment en heeft geleid tot meer transparantie en openheid onder de mensen.

Koerskaart en talentkaart

Uit de voorbereidende sessies zijn een koerskaart en talentkaart ontstaan. De koerskaart is bedoeld als onderlegger voor de tafelsessies. Op de koerskaart zijn vragen afgebeeld die de groep met elkaar kan delen. Vragen zoals “Wat is je droombaan?” “Wanneer vliegt de tijd voor jou?” worden in de groep besproken. Daarnaast is ook een talentkaart ontworpen die wordt ingezet als richtlijn voor de talentgesprekken die volgen op de tafelsessies. Tijdens de talentgesprekken gaan medewerker, leidinggevende en personeelsconsulent, met elkaar in gesprek over talenten, ambities en perspectief van de medewerker. “We richten ons op het tegemoetkomen aan wat iemand nastreeft en niet op het vermijden van wat iemand niet wil. Zo vragen we bijvoorbeeld alle medewerkers naar hun hobby, dat geeft een compleet beeld van de mens”. “Maar het talentgesprek is ook bedoeld om consequenties te verbinden aan medewerkers die niet goed in hun rol zitten. Dat soort confrontaties gaan we niet uit de weg. Het uitgangspunt is altijd: wat kan iemand wel, ook als dat buiten de eigen afdeling, functie of organisatie ligt”. Juist die open scope helpt om mensen breed in te kunnen zetten: “de toekomst zal meer gaan over projecten en opdrachten in plaats van functies. De verantwoordelijkheid komt meer en meer bij de medewerker te liggen en dat begint bij bewustwording”.